微軟重新設計 Microsoft 365 Copilot 介面的努力

微軟正在為 Microsoft 365 開發一個Copilot 設計系統，以回應用戶對於控制過於干擾的反饋，這些控制將介面位置變成了一個可用性問題。此重新設計將涵蓋 Word、Excel、PowerPoint 及其他相關應用程式，旨在改善 Copilot 在日常任務中的整合方式。短期目標非常明確：讓 Copilot 保持易於訪問，同時避免讓其感覺像是一個用戶必須經常移動或關閉的浮動元素。

有意圖且人性化的設計

Microsoft 365 的首席設計官 John Friedman 將此次重新設計描述為「以 AI 為核心的設計系統，旨在讓人感到有意圖且人性化」。儘管微軟希望 Copilot 在工作應用程式中保持可見，但公司希望讓其存在感感覺自然整合，而非像額外附加的功能。

動態操作按鈕：基於情境的可訪問性

重新設計的核心是動態操作按鈕，這是一個根據當前任務進行調整的浮動快捷鍵。不同於靜態圖示，此按鈕會根據情境動態改變其功能，提供聊天選項、建議或文件內操作。它始終保持在用戶正在處理的文件、試算表或簡報附近，確保互動的順暢性。

投擲與接收：交接模型

另一個關鍵功能是投擲與接收，這是一種交接機制，使 Copilot 能夠在聊天、畫布上的操作、情境提示和側邊面板之間平滑過渡。Friedman 解釋說，這種模型使助手能夠在不同的介面中保持上下文，確保一致的體驗，而不將每個功能視為獨立工具。此外，微軟希望改進 Copilot 更準確地讀取用戶意圖的能力，減少頻繁手動提示的需求。

簡化入口點並提升可用性

微軟已經減少了 Office 應用程式中的冗餘入口點並更新了快捷鍵。新的設計基於這些清理工作，而非推翻它們。雖然 Copilot 仍然是微軟產品策略的核心，但重新設計的重點在於改進助理出現的頻率以及用戶如何輕鬆辨識其活動狀態。

回應用戶反饋

最近的反饋強調了重新設計介面的必要性。在用戶認為 Word、Excel 和 PowerPoint 中的浮動 Copilot 按鈕過於干擾後，微軟不得不撤回這些更改。該公司還允許用戶完全移除浮動按鈕，突顯了更廣泛的佈局和可用性問題。

在 2026 年 3 月，微軟通過移除 Excel 中令人困惑的 Copilot 應用技能，解決了類似的問題，減少了應用程式內部的重疊入口點。當前的重新設計將這種方法擴展到 Microsoft 365 的跨應用互動模型中，使體驗更加一致。

統一微軟產品的雄心

微軟在 2023 年提出的統一 Copilot 願景仍然是指導原則。目標是在 Windows、Microsoft 365、Edge 和 Bing 之間擁有一個統一的助手。然而，挑戰在於如何在多個平台間整合 Copilot，而不讓用戶感到負擔或使介面顯得雜亂。早期的 Copilot 整合導致了碎片化的體驗，這為當前的重新設計提高了標準。設計決策現在具有重大影響，因為它們直接影響用戶的感知和產品的成功。

企業推廣與組織影響

企業採用壓力也影響了重新設計。微軟報告稱，組織因素占 AI 影響的67%，而個人因素占 32%。管理支持、內部信任和有紀律的推廣可能與功能深度一樣重要，有助於將 Copilot 更深入地嵌入 Word、Excel 和 PowerPoint。

平衡自動化與可用性

此次重新設計與微軟更廣泛的自動化目標保持一致。該公司設想了應用原生的代理能力，可以在文件、試算表和簡報中執行多步操作。在這種模型中，介面設計在控制與便利性之間的平衡中發揮關鍵作用，確保用戶能清楚了解 Copilot 在其工作環境中的動作。

競爭與改進的需求

像 Notion AI 和 Slack AI 這樣的競爭對手正將助理更深入地整合到日常工作流程中，但微軟的優勢在於其原生嵌入於許多組織已廣泛使用的軟體中。然而，這種優勢只有在重新設計的介面感覺不再過於干擾且不令人困惑時才能保持。如果用戶繼續將動態操作按鈕停靠或完全禁用 Copilot 控制，微軟仍將面臨相同的可用性挑戰。